TUGAS
INDIVIDU
DASAR-DASAR
MANAJEMEN
Nama : Frida
Maslikhah
NIM : 101710101064
Kelas : A
JURUSAN
TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
FAKULTAS
TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS
JEMBER
2011
PEMBAHASAN
Fungsi-fungsi
manajemen menurut James A.F Stoner ada 4, yakni : Planning, Organizing,
Leading, dan Controlling. Dan biasanya disebut dengan POLC.
1.
PLANNING
Planning (perencanaan)
merupakan proses pemilihan informasi dan pembuatan asumsi-asumsi mengenai
keadaan dimasa yang akan datang untuk merumuskan kegiatan-kegiatan yang perlu
dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Perencanaan merupakan suatu fungsi yang dirasa
penting dalam manajemen karena fungsi perncanaan itu sendiri dibutuhkan ketika
kita akan melakukan sesuatu dan dari adanya perncanaan apa yang kita lakukan
akan berjalan lebih baik. Dan jika ada perubahan yang mungkin tidak kita duga
atau tidak kita kehendakai kita dapat membuat perncanaan selanjutnya. Biasanya hal ini dilakukan ketika kita
didalam suatu organisasi atau suatu kelompok.
Fungsi perencanaan ini mempunyai hubungan
yang sangat erat dengan pengambilan keputusan. Keputusan diperlukan pada setiap
kita dihadapkan dengan banyak orang atau bias dikatakan dalam kelompok. Oleh
karena itu pengambilan keputusan merupakan aspek yang bisa dikatakan vital
dalam perencanaan, yaitu proses pengembangan dan pemulihan arah tindakan untuk
memecahkan suatu suatu masalah tertentu.
Manajer
sebelum melakukan aktivitas-aktivitas mengorganisasi, mengarahkan, memotivasi,dan
mengendalikan,terlebih dahulu ia harus membuat rencana apa yang memberikan
tujuan kepada organisasi, menentukan apa yang akan dikerjakan, kapada akan
dikerjakan, siapa yang akan mengerjakan, dimana
akan dikerjakan dan bagaimana akan mengerjakannya.
Jadi, Pada intinya perencanaan merupakan suatu
tolak ukur pembanding apakah nantinya tujuan yang telah ditetapkan akan
berhasil dan menghasilkan sesuatu sesuai dengan apa yang kita mau.
Dalam
planning dikenal adanya blue print dan master plan. Blue print adalah visi dari
organisasi, yakni tujuan dari organisasi itu sendiri. Sedangkan master plan
adalah misi dari organisasi, yakni suatu cara untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Unsur-unsur planning (perencanaan) adalah sebagai
berikut:
1. Identifikasi dari kunci masalah
Untuk membuat suatu perencanaan, hal pertama yang
harus dilakukan adalah mengidentifikasi atau menganalisa suatu masalah sehingga
ditemukan kunci dari masalah tersebut.
2. Orientasi dari TOP Manajemen
Kemudian dilanjutkan dengan pengarahan dari TOP
Manajemen, disini sangat dibutuhkan peran seorang pemimpin. Setelah itu,
dirumuskanlah tujuan dari organisasi.
3. Penentuan rencana organisasi
Setelah itu, barulah menetapkan rencana dari
organisasi yang ke depannya akan dijalankan untuk meraih tujuan organisasi.
4. Peninjauan kembali rencana yang telah dibuat
Setelah
rencana terbentuk, maka diperlukanlah adanya peninjauan kembali terhadap
rencana yang telah ditetapkan. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir kegagalan.
Karena dengan peninjauan kembali terhadap rencana yang telah ditetapkan, maka
kita dapat menganalisa apakan rencana kita sudah sesuai dengan tujuan yang akan
kita inginkan.
Tipe-tipe planning :
1. Menurut Jangka Waktunya, planning dibagi
menjadi : planning jangka pendek, planning jangka menengah, dan planning jangka
panjang.
2. Menurut Frekuensi Penggunaan, planning dibagi
menjadi : planning sekali pakai (untuk menghadapi situasi yang non-rutin) dan
planning terus-menerus (untuk menghadapi situasi rutin).
3. Menurut Fleksibilitasnya, dibagi menjadi :
directional (berupa rencana yang fleksibel dan pemberian arahan umum), dan
spesifik (berupa rencana yang spesifik sehingga tidak meninggalkan sedikitpun
ruang untuk interpretasi.
Pengambilan
keputusan harus ada dalam suatu perencanaan karena tanpa adanya pengambilan
keputusan suatu perencanaan akan menjadi sia-sia belaka atau dengan kata lain
tidak berguna. Karena pada dasarnya suatu perencanaan dibuat dengan maksud
untuk mewujudkan tujuan yang telah dibuat sebelumnya. Dan disini pengambilan
keputusan merupakan suatu perwujudan atau implementasi dari perencanaan yang
sudah ada sebelumnya. Dalam sebuah perencanaan harus ada
suatu rencana tambahan atau
yang biasa disebut ”plan B” untuk kejutan yang mungkin akan terjadi, dan
dibutuhkan ramalan yang tepat agar kita mengetahui resiko apa yang kemungkinan
terjadi ataupun untuk meminimalisir resiko buruk ketika terjadi hal-hal diluar
dugaan kita.
Kita
dapat mengimplementasikan materi perencanaan dan pengambilan keputusan ini ke
dalam sebuah manajemen. Contoh yang
paling silpel saja ”manajemen waktu” pada diri kita sendiri. Kita harus dapat
mengatur waktu agar kita dapat melaksanakan semua kegiatan misalnya; kapan kita
harus mengerjakan tugas, makan, sholat, tidur, menonton televisi, membaca, dan
bahkan sekedar untuk bermain bersama teman dll. Disini kita dituntut untuk
dapat mengatur semua kegiatan-kegiatan tersebut kapan akan dilakukan. Tanpa
kita sadari kita sudah bisa melakukan perencanaan, biasanya kita merencanakan
kapan kegiatan tersebut akan dilakukan dengan melamun sambil memikirkan apa
yang akan kita lakukan setelah ini. Bahkan kita juga menimbang-nimbang apa yang
akan terjadi atau resiko apa yang akan kita hadapi jika melakukan hal tersebut.
Setelah itu kita pun juga melakukan pengambilan keputusan dengan jalan
melakukan apa yang sudah kita rencanakan sebelumnya. Jadi, pada dasarnya
manusia tidak dapat lepas dari perencanaan dan pengambilan keputusan.
- ORGANIZING
Organizing
(pengorganisasian) merupakan kegiatan dasar dari manajemen dilaksanakan untuk
dan mengatur seluruh sumber-sumber yang dibutuhkan termasuk unsur manusia,
sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan sukses. Tujuan dari
pengorganisasian ialah untuk membimbing manusia-manusia bekerjasama secara
efektif. Dengan memandang organizing sebagai suatu proses, kita dapat melihat
dengan jelas bahwa beberapa hal-hal mendasar harus dipertimbangkan.
Organization
(organisasi) berbeda dengan organizing (pengorganisasian). Kalau organisasi
adalah sekelompok orang yang bekerjasama dalam cara yang terstruktur untuk
mencapai tujuan bersama. Sedangkan pengorganisasian adalah tindakan pengusahaan pola hubungan yang
efektif antar orang-orang sehingga dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu.
Menurut Stoner (1996)
langkah-langkah dalam proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah:
1.
Merinci seluruh pekerjaan yang
harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
2.
Membagi beban kerja ke dalam
kegiatan-kegiatan yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seseorang
atau oleh sekelompok orang.
3.
Mengkombinasi pekerjaan anggota
perusahaan dengan cara yang logis dan efisien
4.
Penetapan mekanisme untuk
mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis
5. Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah-langkah
penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.
3.
LEADING
Leading
(kemampuan untuk mempengaruhi orang lain) adalah suatu kemampuan untuk menarik
atau merangkul orang lain untuk mau bekerjasama
dengannya untuk mewujudkan tujuan organisasi. Orang lain akan bersedia
melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai pembagian tugas yang telah
disepakati bersama yang tujuannya hanya satu, yakni meewujudkan tujuan
organisasi.
Setiap orang
mempunyai sekedar pengaruh atas yang lain-lain, dengan praktek pengaruh ini
jadi tumbuh. Sebagai orang lebih banyak dapat digunakan untuk mempengaruhi,
maka sangat mungkin untuk mempraktekkan kepemimpinan ini.
Kekuasaan
adalah kemampuan yang dimiliki oleh seorang pemimpin untuk mempengaruhi orang
lain agar mau melakukan apa yang diinginkan oleh pemimpin tersebut. Pemimpin
memiliki kekuasaan yang lebih besar dibanding dengan bawahannya. Pemimpin,
kekuasaan dan kepemimpinan adalah tiga kata yang tidak dapat dipisahkan.
Ketiganya saling berkaitan, seorang pemimpin pasti membutuhkan jiwa
kepemimpinan untuk memimpin para bawahannya dan kekuasaan sebagai bukti dari
pangkat kepemimpinannya. Seorang pemimpin akan secara otomatis medapatkan
kekuasaan ketika dia menjabat sebagai seorang pemimpin. Yang pada intinya
kekuasaan akan ada seiring masa jabatannya. Kekuasaan sangat penting bagi
seorang pemimpin. Seorang pemimpin belum bisa dikatakan sebagai pemimpin ketika
dia tidak memiliki kuasa atau kekuasaan terhadap suatu.
Fungsi pemimpin ada 2, yakni :
1. Fungsi yang berkaitan dengan tugas (Task
Related Functions).
Yaitu fungsi yang mengarahkan bawahan agar
dapat menyelesaikan tugas dengan baik sehingga tujuan organisasi dapat
tercapai.
2. Fungsi yang berkaitan dengan kehidupan sosial
(Group Maintenance atau Sosial Function).
Yaitu fungsi yang menjadi pengarah dan
menjaga hubungan antar anggota agar tetap harmonis dan tidak terjadi perpecahan
antar anggota yang mengakibatkan tujuan organisasi tidak tercapai.
4.
CONTROLLING
Controlling
(pengawasan) adalah suatu kegiatan untuk menjamin atau menjaga agar rencana tetap dapat diwujudkan dengan efektif. Masing-masing organisasi
mempunyai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk menjaga
agar organisasi itu dapat mencapai tujuannya mutlak diperlukan pengawasan.
Pengawasan berfungsi menjaga agar seluruh jajaran berjalan di atas rel yang
benar.
Pengawasan dapat
dilakukan dari jauh maupun dari dekat. Pengawasan dari jauh disebut pemantauan
atau monitoring ini dapat dilakukan menggunakan sarana telepon, fax, atau
radio. Wujud pengawasan cara ini adalah permintaan laporan kepada bawahan dan
jawaban dari bawahan atas permintaan tersebut. Jika pengawasan dari jauh tidak
efektif dapat dilakukan pengawasan langsung ke obyeknya. Dalam hal ini
pengawasan yang dilakukan disebut sebagai pemeriksaan yang berarti pemeriksa
berhadapan langsung dengan obyek yang diperlukan.
Yang menjadi acuan
kegiatan pengawasan adalah rencana, program kerja, prosedur atau petunjuk
pelaksanaan yang pada umumnya dituangkan dalam bentuk peraturan atau tata
tertib organisasi. Pengawasan bekerja dengan memakai semua tata tertib
organisasi, prosedur dan tatacara yang telah ditetapkan sebagai tolok ukur atau
pembanding untuk mengetahui apakah pelaksanaan kegiatan pokok organisasi itu
telah berjalan dengan baik. Pengawasan bekerja pada saat pelaksanaan tugas
pokok organisasi sedang berlangsung dan diharapkan segera bisa mengoreksi
pelaksanaan kegiatan apabila diketahui ada penyimpangan. Penyimpangan di sini
berarti ada kegiatan pelaksanaan tugas yang tidak sesuai dengan peraturan, prosedur
atau juklak yang ditetapkan yang kalau tidak dikoreksi akan menyebabkan organisasi akan menyimpang makin
jauh dari tujuannya.
Pada
umumnya para ilmuwan membedakan kegiatan pengawasan dengan evaluasi. Jika
pengawasan dilakukan dengan pada saat kegiatan berlangsung maka evaluasi
dilakukan setelah kegiatan selesai namun di dalam prakteknya kedua kegiatan ini
hampir sama bentuknya karena setiap kegiatan pengawasan pasti akan terkait
dengan evaluasi dan setiap kegiatan evaluasi pasti mengandung aspek pengawasan.
Tujuan
dari pengawasan adalah sebagai berikut :
·
Adaptasi
lingkungan
Dengan
pengawasan, suatu organisasi dapat berjalan dengan baik karena para anggota
dari organisasi tersebut dapat melakukan adaptasi terhadap lingkungan tempat
mereka berada. Karena ketika suatu organisasi tersebut mengalami suatu hal yang
tidak diinginkan seorang pemimpin dan anggota-anggotanya dapat menyesuaikan
atau membaur dengan lingkungan mereka sehingga organisasi tersebut bersifat
dinamis. Yang pada akhirnya pula dapat meminimalkan kegagalan.
·
Meminimalkan
kegagalan
Suatu
planning yang baik haruslah disertai dengan pengawasan agar ketika terjadi
suatu hal yang tidak diinginkan yang sifatnya dapat menimbulkan efek kegagalan
dalam organisasi dapat diminimalisir. Ketika pengawasan diberlakukan maka
apabila ada sesuatu hal yang sifatnya menimbulkan kearah kegagalan dapat
dicarikan suatu cara atau yang biasa kita sebut dengan plan B, agar kegagalan
yang tadinya akan datang dapat diminimalkan.
·
Meminimumkan
biaya
Pengawasan
sangat dibutuhkan dalam menekan biaya yang harus dikeluarkan oleh suatu
organisasi. Karena disini organisasi dapat mengontrol pengeluaran mereka.
Pengeluaran yang sifatnya kurang begitu penting dapat dipikir ulang untuk
selanjutnya ditekan agar anggaran tidak membengkak. Karena jika anggaran tidak
dikendalikan maka pada akhirnya akan mengakibatkan kegagalan dalan organisasi
tersebut.
Terjadinya
perubahan dalam lingkungan organisasi meningkatkan sifat kompleks organisasi, kenyataan
bahwa para anggotanya membuat kesalahan dan keharusan bagi manajer untuk
mendelegasikan wewenangnya, hal inilah yang membuat pengawasan itu perlu
dilakukan.
Adapun jenis-jenis
pengawasan ada 4, yakni sebagai berikut :
1. Pengawasan Intern
Pengawasan
intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau
badan yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.
Contoh
: Seorang manajer yang melakukan pengawasasan terhadap kepala divisi-divisi
yang ada di bawahnya, dan juga kepala divisi yang melakukan pengawasan terhadap
anak buahnya. Disini pengawas berasal dari dalam organisasi tersebut.
2. Pengawasan ekstern
Pengawasan ekstern adalah
pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang
berada di luar unit organisasi yang diawasi.
Contoh
: Lembaga pengawas korupsi (KPK, ICW) yang bertugas mengawasi lembaga-lembaga
milik negara (BUMN) dan termasuk juga pemerintah. Para pejabat BUMN dan seluruh
wakil rakyat di pemerintahan berkewajiban melaporkan harta kekayaan mereka
sebelum menjabat dalam jabatan mereka masing-masing, sehingga disini KPK dan
lembaga pemberantas korupsi dapat mengawasi bila terjadi
penyimpangan-penyimpangan. Disini pengawas berasal dari luar organisasi yang
bersangkutan. Jenis pengawasan seperti ini biasanya dilakukan dalam
pemerintahan.
3. Pengawasan
Preventif
Pengawasan
yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan
itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.
Contoh : Seorang
manajer yang melakukan rapat koordinasi sebelum melaksanakan suatu proyek agar
kedepan jalannya proyek tersebut dapat terkendali sehingga meminimalkan
kegagalan. Disini manajer dapat memantau sejauh mana anak buahnya telah
melaksanakan tugas-tugas mereka masing-masing. Sehingga manajer tersebut tahu
darimana harus memulai agar proyeknya dapat berjalan dengan baik dan sukses.
4. Pengawasan
Represif
Pengawasan
yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan
itu dilakukan.
Contoh : Seorang manajer yang melakukan rapat
evaluasi terhadap kegiatan yang sebelunya telah dilakukan. Sehingga manajer
disini dapat menyampaikan kekurangan dan kelebihan kinerja dari masing-masing
divisi. Sehingga yang menjadi kekurangan seterusnya dapat diperbaiki sehingga
dapat meminimalkan kegagalan.
Langkah-langkah dasar dalam pengawasan
adalah sebagai berikut : Menentukan standart dan metode yang ditetapkan untuk
mengukur prestasi, kemudian mengukur prestasi kerja (Apakah prestasi memenuhi
standart atau tidak ?), jika ya maka tidak dilakukan apapun atau dengan kata
lain tujuan telah tercapai. Sedangkan jika tidak, maka dilakukan tindakan
korektif dan melakukan evaluasi ulang
atas standart yang telah ditetapkan.
SIM
adalah merupakan jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam
suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk memberikan data kepada
manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan. Data
– data tersebut diolah oleh manajemen untuk menjadi sebuah informasi.
KESIMPULAN
Dari uraian di atas dapat disimpulkan sebagai
berikut :
Fungsi-fungsi
manajemen menurut James A.F Stoner ada 4, yakni : Planning, Organizing,
Leading, dan Controlling. Dan biasanya disebut dengan POLC.
- Planning (perencanaan) merupakan proses pemilihan informasi dan pembuatan asumsi-asumsi mengenai keadaan dimasa yang akan datang untuk merumuskan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya
- Organizing (pengorganisasian) merupakan kegiatan dasar dari manajemen dilaksanakan untuk dan mengatur seluruh sumber-sumber yang dibutuhkan termasuk unsur manusia, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan sukses. Tujuan dari pengorganisasian ialah untuk membimbing manusia-manusia bekerjasama secara efektif. Dengan memandang organizing sebagai suatu proses, kita dapat melihat dengan jelas bahwa beberapa hal-hal mendasar harus dipertimbangkan.
- Leading (kemampuan untuk mempengaruhi orang lain) adalah suatu kemampuan untuk menarik atau merangkul orang lain untuk mau bekerjasama dengannya untuk mewujudkan tujuan organisasi. Orang lain akan bersedia melaksanakan tugasnya masing-masing sesuai pembagian tugas yang telah disepakati bersama yang tujuannya hanya satu, yakni meewujudkan tujuan organisasi.
- Controlling (pengawasan) adalah suatu kegiatan untuk menjamin atau menjaga agar rencana tetap dapat diwujudkan dengan efektif. Masing-masing organisasi mempunyai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk menjaga agar organisasi itu dapat mencapai tujuannya mutlak diperlukan pengawasan. Pengawasan berfungsi menjaga agar seluruh jajaran berjalan di atas rel yang benar.
DAFTAR PUSTAKA
Handoko, Hani. 2000. Perencanaan Manajemen
Jilid 1. Yogyakarta: UGM Press.
Siswanto,
Bedjo. 1990. Manajemen Modern, Konsep dan Aplikasi. Bandung: Sinar Baru.
Stoner, James A F,dkk. 1996. Manajemen Jilid 1.
Jakarta: Prenhallindo.
Syafi’i, MS, Imam. 1994. Dasar-Dasar Manajemen.
Jakarta: PT Karya Grafika.
