TUGAS DASAR – DASAR MANAJEMEN
NAMA KELOMPOK
SITI NURJANAH
(101710101003)
ANIS
SUHARIATI (101710101011)
FRIDA
MASLIKHAH (101710101064)
RIKA
TAFRIKHAH (101710101082)
KISWATUL
MAULIDIAH (101710101091)
ALFIANA
(101710101097)
JURUSAN TEHNOLOGI HASIL PERTANIAN
FAKULTAS TEHNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS JEMBER
2011
BAB 1.PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk meyakinkan
dan menjamin bahwa tugas atau pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan sebelumnya.Dalam hal ini pengawasan yang penting karena
dapat menjadi tolak ukur dalam memberikan penilaian terhadap pekerjaan
seseorang dalam sebuah Organisasi.Pengawasan dalam sebuah Organisasi sangat di
butuhkan apabila Organisasi tersebut akan mencapai tujuan Organisasi.
Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah
kontrol atau pengawasan yang membantu memastikan apakah aktifitas yang di
lakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan.Pengawasan
adalah tanggung jawab pimpinan,tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan
semuanya maka pengawasan di limpahkan pada unit pengawasan.
Beberapa pihak saat ini menganggap bahwa fungsi
pengawasan itu tidak perlu di lupakan atau di salah artikan.Namun dalam
Organisasi modern dan dalam perusahaan berstandar kompleks semakin disadari
pentingnya fungsi kontrol itu yang sebenarnya bermaksud baik,yaitu sebagai
fungsi manajemen untuk menjamin bahwa apa yang ditetapkan sebagai tujuan
Organisasi dapat dicapai dengan mestinya.
1.2 Tujuan
1. Mengetahui
standart pengawasan yang baik
2. Mengetahui
bagaimana melaksanakan yang baik
3. Mengetahui
factor-faktor yang mempengaruhi pengawasan standart awa
1.3 Rumusan Masalah
1. Bagaimana standart pengawasan yang baik?
2. Bagaimana melaksanakan pengawasan yang baik?
3.
Apa saja factor yang mempengaruhi tercapainya pengawasan sesuai standart awal?
BAB
2. TINJAUAN PUSTAKA
Pengawasan
adalah segala usaha atau kegiatan untuk
mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas
atau kegiatan, apakah sesuai dengan yang semestinya atau tidak.Pengawasan pada
dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya kemungkinan
penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai.Melalui
pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah
ditetapkan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan
efisien.Bahkan melalui pengawasan tercipta suatu aktifitas yang berkaitan erat
dengan penentuan atau evaluasi mengenai sejauh mana pelaksanaan kerja sudah
dilaksanakan.Pengawasan juga dapat mendeteksi sejauh mana kebijakan pimpinan
dijalankan dan sampai sejauh mana penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan
kerja tersebut (Gibson, James, 2002 : 334).
Konsep
pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan bagian dari
fungsi manajemen,dimana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan atau
pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak dibawahnya.”Dalam ilmu
manajemen,pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi
manajemen.Dari segi material,pengawasan mengandung makna pula sebagai berikut:
“
pengamatan atas pelaksanaan seluruh kegiatan unit Organisasi yang diperiksa
untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang sedang dilaksanakan sesuai dengan
rencana dan peraturan”.
Atau:
“
suatu usaha agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang
telah di tentukan,dan dengan adanya pengawasan dapat memperkecil
Timbulnya
hambatan ,sedangkan hambatan yang telah terjadi dapat segera diketahui yang
kemudian dapat dilakukan tindakan perbaikannya”.
Dari
beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa pengawasan
merupakan hal penting dalam menjalankan suatu perencanaan. Dengan adanya
pengawasan maka perencanaan yang diharapkan oleh manajemen dapat terpenuhi dan
berjalan dengan baik.Tanpa adanya pengawasan dari pihak manajer/atasan maka
perencanaan yang telah ditetapkan akan sulit diterapkan oleh bawahan dengan
baik. Sehingga tujuan yang diharapkan oleh perusahaan akan sulit terwujud
(Winardi,2000:585).
Tujuan
dilaksanakan pengawasan adalah :
a.
untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan sesuai dengan rencana dan
tujuan.
b.
Untuk memecahkan masalah
c.
Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana
d.
Untuk membuat perubahan – perubahan maupun perbaikan – perbaikan.
e.
Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan pelaksaannya
Syarat-syarat
untuk menjalankan pengawasan yang baik, yakni :
1.
Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
2.
Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
3.
Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4.
Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standard yang digunakan.
5.
Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6.
Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7.
Pengawasan harus ekonomis.
8.
Pengawasan harus mudah dimengerti.
9.
Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi (komaruddin,1994: 104)
BAB 3. PEMBAHASAN
v Pengertian
pengawasan
Menurut
Winardi Pengawasan adalah “semua aktifitas yang dilaksanakan pleh pihak manajer
dalam uapaya memastikan bahwa hasil actual sesuai dengan hasil yang
direncanakan”(2000:585)
Sedangkan
menurut Basu Swasta “Pengawasan merupakan fungsi yang menjamin bahwa
kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan” (1996:216).
Lebih
lanjut menurut Komaruddin “Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan
antara pelaksana actual rencana,dan awal untuk melangkah perbaikan terhadap
penyimpangan dan rencana,yang berarti pengawasan adalah suatu upaya yang
sistematik untuk menetapkan kinerja standart pada perencanaan untuk merancang
sistem umpan balik informasi,untuk membandingkan kinerja actual dengan standart
yang telah ditentukan,untuk menetapkan apakah telah terjadi suatu penyimpangan
tersebut,serta untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk
menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan telah digunakan seefektif dan
seefisien mungkin guna mencapai tujuan yang diinginkan.
Menurut
Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur
deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua
sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
Dari
beberapa pendapat tersebut diatas dapat ditarik kesilpulan bahwa pengawasan
merupakan hal yang paling penting dalam menjalankan suatu
perencanaan.
Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk
mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan
memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di
mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk
mengatasinya.
Adapun tujuan dari pengawasan yaitu:
I.
Mengetahui jalannya pekerjaan apakah
lancar atau tidak.
II.
Memperbaiki kesalahan yang dibuat oleh
pegawai dan mengusahakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan yang
sama atau timbulnya kesalahan baru.
III.
Mengetahui penggunaan budget yang
telah ditetapkan dalam rencana awal (planning) terarah kepada sasarannya
dan sesuai dengan yang direncanakan.
IV.
Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai
dengan program (fase/tingkat pelaksanaan).
V.
Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan
dengan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Pada
dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan yaitu:
- Pengawasan Intern dan Ekstern
- Pengawasan Preventif dan Represif
- Pengawasan Aktif dan Pasif
- Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtmatigheid) dan kebenaran materiil mengenai maksud & tujuan pengeluaran (doelmatigheid).
A. Pengawasan
Intern dan Ekstern
a) Pengawasan
Intern, pengawasan yg dilakukan oleh orang dari badan/unit/instansi di dalam
lingkungan unit tersebut. Dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau
pengawasan melekat (built in control). Contoh , di dalam organisasi pasti
ada ketua, disitulah ketua tersebut terjun langsung untuk mengawasi
anggotanya,apakah sudah melakukan kegiatan/pekerjaan-pekerjaan yang sudah
ditetapkan sudah dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.
b) Pengawasan
Ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada
diluar unit Organisasi yang diawasi.
B. Pengawasan
Preventif dan Represif
a) Pengawasn
Preventif lebih dimaksudkan sebagai,”pengawasan yang dilakukan terhadap suatu
kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan,sehingga dapat mencegah terjadinya
penyimpangan. Contoh, lazimnya pengawasn ini dilakukan dalam sebuah organisasi
dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan palaksanaan keuangan,dimana
keuanagan dalam organisasi harus bebar-benar di perhitungkan, agar tidak merugikan
yang lainnya. Disisi lain,pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat
berjalan sebagainamana yang dikehendaki.
b) Pengawasan
Represif “pengawasn yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan
dilakukan.”pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir suatu kegiatan
organisasasi, contoh, anggaran dalam organisasi,dimana, anggaran yang telah
ditentukan kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu,dilakukan pemeriksaan
dan pengawasn untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan
C. Pengawasan
Aktif dan Pasif
I.
Pengawasan Aktif (dekat)
a. Merupakan
jenis pengawasan yang dilaksanakan ditempat kegiatan yang bersangkutan. Contoh
pengawasan yang telah dilakukan kemaren waktu praktikum yaitu acara
outbond,disitu kita melakukan permainan yang berhubungan dengan planning,organizing.disititu terdapat asisten yang mengawasi kita dalam
permainan.disitulah pengawasn yang dilakukan ditempat kegiatan yang
bersangkutan.
II.
Pengawasan Pasif
b. Melakukan
penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggungjawaban yang disertai
dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran, contoh, dalam organisasi pasti
dimintai pertanggung jawaban atas pekerjaanya, (LPJ)”laporan pertanggung
jawaban dalam organisasi”.pada waktu itulah kita dimintai laporan pertanggung
jawaban dalam organisasi.
D. Pengawasan
kebenaran formil menurut hak (rechtmatigheid) dan kebenaran materiil mengenai
maksud & tujuan pengeluaran (doelmatigheid).
a) Pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil
menurut hak (rechtmatigheid) adalah pemeriksaan pengeluarkan apakah
telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluwarsa, dan hak itu terbukti
kebenarannya.
b) Pengawasan
kebenaran materiil mengenai maksud & tujuan pengeluaran (doelmatigheid)
adalah pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi,
yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin
Adapun langkah-langkah pengawasan:
|
Menentukan standart
dan metode pengukuran kegiatan
|
l
|
Megukur
kegiatan yang dilakukan
|
|
Apakah
kegiatan sesuai dengan standart
|
l tidak
sesuai
|
Melakukan
tindakan koreksi
|
1. Menetapkan standart
Kegiatan
pengawasan adalah mengukur atau menilai pelaksanaan atau hasil pekerjaan dari
pada pejabat atau pekerja,untuk dapat melakukan pengukuran harus mempunyai alat
ukur standart. Standart ini adalah mutlak diperlukan,yaitu mengukur atau
menilai apakah pekerjaan dilakukan sesuai dengan sasaran-sasaran yang
ditentukan(standart) atau tidak. Standart tersebut harus ditetapkan lebih
dahulu sebelum para pekerja melaksanakn tugas-tugasnya.,dan para pekerja harus
mengetahi benar ukuran yang dipergunakan untuk menilai pekerjaanya.
2. Pengukuran
kegiatan
Agar pengukuran dapat dilakukan secara
tepat perlu diperhatiakn:
A. Beberapa
kali pelaksanaan seharusnya diukur(setiap jam,setiap hari,setiap bulan dan
sebagainya.
B. Dalam
bentuk apa pengukuran akan dilakukan(laporan tertulis)
C. Siapa
yang terlibat pengukuran(manajer,anggota,dan sebagainya
3. Membandingkan
kegiatan dengan standart
Dimaksudkan
untuk mengetahui ada/tidaknya penyimpangan-penyimpangan (deviasi).
Penyimpangan-penyimpangan dianalisa untuk mengetahui mengapa standart tidak
dapat dicapai dan mengidentifikasi penyebab terjadinya penyimpangan.
4. Melakukan
tindakan koreksi
Bila
hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi,maka tindakan ini harus
diambil/dilakukan.
Tindakan
koreksi mungkin berupa:
a. Mengubah
standart mula-mula(mungkin standart terlalu tinggi atau rendah)
b. Mengubah
pengukuran kegiatan(inspeksi terlalu sering/kurang,mungkin mengganti sistem
pengukuran)
c. Mengubah
cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan.
Sistem informasi manajemen adalah
serangkaian sub sistem informasi yang
Menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional
terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat
serangkain cara guna meningkatkan produktifitas yang sesuai dengan gaya dan
sifat manajer atas dasar criteria mutu yang telah ditetapkan.
BAB 4. PENUTUP
1.1 Kesimpulan
a) Pengawasan
adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang
dapat mendukung pencapaian hasil yang diterapkan sesuai dengan kinerja yang
telah ditetapkan tersebut
b) Pengawasan
adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan.
c) Tujuan
dari pengawasan sendiri yaitu mengetahui standart pengawasan yang baik,
mengetahui bagaimana melaksanakan yang baik, mengetahui factor-faktor yang
mempengaruhi pengawasan standart awal.
1.2
Saran
Terimakasih asisten sudah sangat sabar
menuntun kita dalam praktikum sampai
acara sekarang.
DAFTAR PUSTAKA
Gibson,
James. 2002. Organisasi.
Jakarta : Erlangga.
Winardi . 2000. Teori-Teori pengawasan. Jakarta: Erlangga
Komaruddin . 1994. Pemimpin dan prngawasan dalam Manajemen. Jakarta: PT Rineka
Cipta
Siagian,
Sondang. 1976. Tujuan-tujuan
perencanaan. Jakarta: CV Haji Masagung
Stoner,
James.AF, dkk.1996.Manajemen Jilid 1.Jakarta
prenhallindo
Syafi’I,
M.S, Imam.1994.Dasar – Dasar Manajemen.Jakarta:PT.Karya
Grafika
